サービス案内 文書管理
こんなお悩みを解決できます
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オフィスが
書類だらけで
手狭になっている -
書類や図面を
探すのに
時間がかかる -
活用頻度は少ないが
廃棄できない
書類や図面が多い -
原本・原図の劣化が
日々進んでいる -
保管が必要な書類を
整理できない -
保管場所が
離れていて不便
文書のライフサイクル（発生から廃棄まで）を確立することは、業務の効率化・共有化のために重要です。アオヤギでは、文書情報管理士の資格をもったコンサルタントがお客様の課題を解決します。
導入のプロセス
紙（原本）の取扱いを基本として、ファイル・バインダー・フォルダーなど、さまざまな整理用具に柔軟に対応できる「文書管理の仕組み」をご提案しています。さまざまなお客様の課題を明確なプランにし、合理的なプロセスと効率的な長期運用を実現します。また、文書管理運用上での無駄な作業を見直し、文書管理の最適化をはかります。
- 現状調査・把握
- 改善案のご提示
- フォルダーリスト作成
- 分類体系の構築
- 切替作業
- 完成・運用開始
導入事例
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before
導入前
after
導入後
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before
導入前
after
導入後
さらに1歩進んだ文書管理
文書のライフサイクル確立支援サービス
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メリット1
情報の共有化と業務効率の向上
これまで大量の文書の中から探し出すことに費やしていた時間も、データベースから誰でも簡単に探し出せるようにあり、格段に業務効率も向上。
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メリット2
検索システムの構築
お客様のご要望に応じ、検索システムを構築。キーワード検索による柔軟な検索が可能。
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メリット3
オフィススペースの有効活用
今までオフィスや書庫に保管していた文書を倉庫保管に切り替えることで、これまでの保管スペースを有効活用。
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メリット4
文書の宅配サービス
見たい文書は原本またはスキャンしたPDFファイルにてお届け。（ファイル転送サービス）
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メリット5
大幅なコストダウン
オフィスによる保管料（坪単価）と比較すると倉庫保管なら年間50～60％のコストダウンを実現。
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メリット6
機密情報も安心の廃棄処理
廃棄期限がきた文書は文書箱を開梱することなく溶解処理するため、機密文書も安全に廃棄（溶解証明書発行）。また、環境にもやさしいリサイクル率90％。
倉庫保存によりオフィス内の書類の問題をまとめて解決
オフィスでの保管から、倉庫への保管へ切り替えることにより、文書の整理～保管～活用～廃棄に至る「ライフサイクル」の確立をサポートするサービスです。
すべての管理をおまかせください！
当社がご提案する文書の
ライフサイクル
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文書の発生
お客さま（企業）からの
ご依頼 -
データベース構築
全文書をリスト化
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文書整理
全て専用の文書箱に収納
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移管作業
倉庫へ文書の運搬
（移管） -
倉庫保管
充実したセキュリティに
よる倉庫管理 -
検索システム構築
・スキャンサービス必要な文書は
検索システムで探す -
宅配サービス
見たい文書は原本
またはPDFでお届け -
廃棄処理
廃棄期限がきた
文書を廃棄
災害対策としての文書管理
保管先は、当社指定の耐震倉庫ですので、各種災害等の防災面での心配はありません！セキュリティ一面でも、赤外線センサー・監視カメラ・電子鍵による管理で情報の漏えいを確実に防止します。保管だけではなく、貴重な文書は文書清報管理士1級のスタッフにより、マイクロ化あるいは電子化することで元文書との二重管理によるリスク分散を実現！！
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地震
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水害（浸水）
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水害（津波）
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火災
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盗難
使用システム
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- 文書移管管理システム
- 文書管理（原本）のリテンションスケジュールをもとに、管理システムを構築します。文書検索、整理用ラベルの印刷、入力データのソート、廃棄一覧表の印刷などができます。室内や書庫への移動、主管部署・担当者の異動、廃棄などにスムーズに対応できます。
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- マイクロファイリング
システム - 約500年の長期保存が可能なマイクロフィルムで文書を保管します。35mm・16mmロール、アパチュアカード、6コマジャケット、フィッシュフィルムなどの種類があり、組み合わせることで竣工図書等の図面と文書を一元管理できます。
- マイクロファイリング
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- 電子ファイリング
システム - 電子化された図面や文書を、通常使うキーワード（年度、工事名、支社、営業所、図面の種別、住所、主管部署、作成担当者、場所など）で素早く検索できるように構築したシステムです。追加・削除も容易にできるので、文書管理を効率化できます。
- 電子ファイリング