マンション管理会社様、管理組合様の業務は、対面や紙面での対応業務が多く、

・保管が必要な契約書
・管理規約（原始規約/変更規約）
・点検、修繕などの報告書
・総会/理事会の議事録
・建築/調査/点検用図面...など

書類の保管倉庫や事務所の書類保管場所が紙書類であふれてしまっていることがあり、紙の劣化や、必要時の捜索の手間、スペースの圧迫が問題になっているといいます。
また、大規模修繕工事や排水管等の改修などを行った際に、図面や書類が見つからずというケースも少なくありません。

新型コロナで求められる非対面対応
近年の新型コロナの影響で、非対面での対応を求められる機会が増えているなか、オンライン議会導入や、電子データをインターネット上でやり取りするなどデジタルでの書類の運用は事前準備として必ず必要になってきます。
また、設計図面や構造計算書などの重要書類は、データ化が必須だと思いますが、過去の書類はいつデータ化すればよいのか、どこに頼めばいいのか、どう依頼すればいいのかわからないという声もよく伺っています。
何から手を付けていいかわからないならば、まずは、過去書類の電子化から始めましょう。
過去の書類がデータで運用できるようになれば、自然と応用でき、今の運用も改善しやすくなります。
大量のデータは個人で「必要、不必要」を判断するのも難しいと思います。スキャニングも1枚1枚行っていては、先が見えません。是非、プロに任せましょう。
⇒ 分別、整理、スキャニング、データ化、廃棄、その他の業務を代行できるサービスがあります。
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すでに劣化している図面もできる限り復元
竣工図書などは大判の図面が多く、特に個人でのスキャンは難しく、すでに劣化が進んでいることも…。
大規模修繕工事や排水管等の改修や外壁修繕、内装変更などは、マンションの住人を増やすのに、必要不可欠だと思います。
そして、近年予想だにしていなかった水害被害などで、大都市も地方も水に浸かってしまうなんてことも…。データ化しておけば、そういった突発的なダメージからも守ることができます。
古い図面のデータ化も、いざとなった時ではなく、電子化や文書整理と一緒に行っておけば、依頼の手間やデータの共有化を一緒に検討することができ、新しいサービスや運用を検討できる環境が早く整います。
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データにしたその先の運用は？
契約書、管理規約、議事録などは、急に必要になることもあると聞きます。また、上記でも取り上げた図面や竣工図はとにかくデータが多く、一つ一つデータを開いて探すのは、実物を探すのと同じくらい手間がかかると感じる方もいるでしょう。
難しいシステムを入れる必要なく、サクッとキーワード検索して関連ファイルが出せる環境を整えておけば、咄嗟の時にも安心です。
また、電子化のタイミングで検索ツールを導入しておけば、ファイル名や、キーワードも設定してくれるので、パソコン操作が苦手な方や、細かい作業をしたくない方にもおすすめです。
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新型コロナウイルス、水害被害など、数十年前までは考えもしなかった事態が起きている中、ネットワークでのデータのやり取りが当たり前の世代が大人になり、マンションの住民も変わっていくことと思います。
この機会に電子化、データ化と合わせて検討してみてはいかがでしょうか？
 

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担当者：権 藤